Zeiterfassung und Zugangskontrolle: zwei Seiten derselben Medaille

Bis vor einigen Jahren überlebten Unternehmenssysteme, die fast vollständig ohne ein ernsthaftes und echtes Zugriffskontrollsystem oder Anwesenheitserfassung der Mitarbeiter oder externer Berater auskamen. In vielen Fällen beschränkt man sich heute noch darauf, Überwachungssysteme zu installieren, die eher als Abschreckung für externes Personal dienen denn als Kontroll- und Prüfinstrumente für internes Personal. Die Gesetze in Bezug auf Sicherheit, Zugangskontrolle zu bestimmten Unternehmensbereichen und Anwesenheitsprüfung der Mitarbeiter zwingen jedoch dazu, bei der Wahl des Zutrittskontrollsystems äußerste Sorgfalt walten zu lassen, das auch andere Funktionen erfüllen kann. In einem Unternehmen mit zahlreichen Bereichen und Abteilungen ist es notwendig, den Zugang sowohl für externe als auch interne Mitglieder zu regeln, um die Bewegung der vielen Personen in großen Unternehmensstrukturen zu kontrollieren. Es ist wichtig, unbefugten Personen den Zugang zu reservierten oder gefährlichen Unternehmensräumen zu verwehren, ohne unbedingt eine physische Kontrolle durch einen Wachmann zu benötigen.

Warum die Anwesenheiten überprüfen

A praktische und rechtliche Ebene die Anwesenheitskontrolle ist nützlich, um die Ein- und Austrittszeiten jedes Mitarbeiters aus einem Unternehmen zu kennen. Diese Art der Überprüfung wird oft auf „analoge“ Weise durchgeführt, indem ein Mitarbeiter den Ein- und Ausgang der Angestellten kontrolliert. In vielen Unternehmen ist das traditionelle Stempelsystem mit einem Gerät verfügbar, das den Durchgang jedes Mitarbeiters durch die Verwendung eines Badges meldet. Wichtig ist es, die Ankunfts- und Abgangszeiten am Arbeitsplatz zu überwachen, um die tatsächlichen Arbeitsstunden im Unternehmensgebäude zu erfassen und so die periodische Vergütung sowie die Berechnung von Urlaub und Freistellungen festzulegen. Sehr wenige Unternehmen nutzen diese Methode auch, um den Zugang zu bestimmten Bereichen zu kontrollieren. Denn Zutrittskontrollsysteme können mit Software integriert werden, die das Personal auswählt, das Zugang zu bestimmten Bereichen erhält, beispielsweise zu Bereichen, in denen sensible Mitarbeiter- oder Kundendaten aufbewahrt werden, die nicht von jedermann eingesehen werden dürfen, sondern nur vom autorisierten Personal. Anwesenheitskontrolle wird oft ausschließlich aus der Perspektive der Arbeitszeitkontrolle des einzelnen Mitarbeiters betrachtet, dabei geht es auch darum, die Sicherheit zu verbessern bestimmter spezifischer Bereiche, deren Zugänge zu kontrollieren und jederzeit die Anzahl der Mitarbeitenden in einem Unternehmensbereich zu kennen. Es geht auch darum, die Sicherheit des Personals zu überwachen und zu verwalten, was im Brandfall oder bei sonstigen Zwischenfällen von entscheidender Bedeutung ist. Eine Echtzeitliste der im Unternehmenskomplex anwesenden Personen im Falle einer unmittelbaren Gefahr stellt eine wertvolle Hilfe dar, um die Evakuierung des Unternehmenskomplexes zu kontrollieren.

Zugangskontrolle

Viele assoziieren den Begriff der Kontrolle mit etwas, das mit einem Übergeordneten und der eingeschränkten Freiheit zu tun hat, als wäre es eine unangenehme Maßnahme. Tatsächlich ist die Zugangskontrolle im Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln grundlegend, ohne jedoch eine Belastung darzustellen. Es geht nämlich darum, die Anwesenheiten innerhalb eines Bereichs zu überprüfen, was ermöglicht, den Zutritt zu einigen Unternehmenszonen zu beschränken, aber auch die Dienstleistungen zu optimieren oder eine mögliche Evakuierung des Bereichs perfekt zu überwachen. Systeme zur Anwesenheits- und Zutrittskontrolle werden auch genutzt, um Klimaanlagen zu aktivieren oder den Zugang zu Räumen zu erleichtern, nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für externe Berater, Kunden oder gelegentliche Gäste. Durch Software zur Anwesenheits- und Zutrittskontrolle ist es möglich, den Personenfluss an jedem Punkt im Unternehmen präzise zu überwachen, Dienste, Sicherheitssysteme, Klimaanlagen oder andere Anlagen angemessen zu verwalten und so auch den Energieverbrauch zu optimieren. Die neuesten Hausautomationsanlagen erlauben es uns, über Software das Ein- und Ausschalten von Klimaanlagen, Beleuchtung und Heizung zu steuern und die Temperatur eines bestimmten Raumes entsprechend den eingestellten Zeiten und der Anzahl der Personen, die den Ort zu einem bestimmten Zeitpunkt besuchen, zu regulieren, um somit den Energieverbrauch zu optimieren.