Registro de presença e controle de acesso: duas faces da mesma moeda

Até alguns anos atrás, sobreviviam sistemas empresariais quase totalmente desprovidos de um controle sério e real de acessos ou de detectores de presença dos funcionários, ou de consultores externos. Em muitos casos, ainda hoje, limita-se à instalação de sistemas de videovigilância, usados mais como um meio de dissuasão para o pessoal externo do que como métodos de controle e verificação do pessoal interno. As leis sobre segurança, controle de acesso a áreas específicas da empresa e verificação da presença dos funcionários, porém, obrigam a dedicar o máximo cuidado na escolha do sistema de controle de acessos, que também pode desempenhar outras funções. Em uma empresa com numerosas áreas e setores, é necessário regular o acesso tanto dos membros externos quanto dos membros internos para manter o controle sobre o grande fluxo de pessoas presentes em grandes ambientes empresariais. É importante impedir o acesso de pessoas não autorizadas a locais reservados ou perigosos da empresa, sem necessariamente usar o controle físico de um segurança.

Por que verificar as presenças

A nível prático e legal o controle das presenças é útil para conhecer o horário de entrada e saída de cada funcionário da empresa. Esse tipo de verificação é frequentemente realizado de modo “analógico”, no sentido de que um responsável verifica a entrada e saída dos funcionários. Em muitas empresas está disponível o sistema tradicional de registro, com um aparelho que indica a passagem de cada funcionário, usando um cartão de identificação. É importante controlar o horário de chegada e saída do local de trabalho para contabilizar as horas efetivas de presença dos funcionários no complexo empresarial, a fim de determinar também a remuneração periódica e o cálculo de feriados e licenças. Pouquíssimas empresas usam esse método para verificar os acessos a algumas áreas específicas. Sim, porque os sistemas de controle de acessos podem ser integrados com softwares capazes de selecionar o pessoal que pode acessar uma área específica, por exemplo aquelas que guardam dados sensíveis de funcionários ou clientes, que não podem ser visualizados por qualquer pessoa, apenas pelo pessoal autorizado. A verificação das presenças é frequentemente considerada exclusivamente do ponto de vista do controle das horas trabalhadas pelo funcionário individual, quando na verdade trata-se também de melhorar a segurança de algumas zonas específicas, controlar seus acessos e conhecer a qualquer momento o número de pessoas presentes em determinada área da empresa. Trata-se também de monitorar e gerenciar a segurança do pessoal, fundamental em caso de incêndio ou outro tipo de acidente. Ter uma lista em tempo real das pessoas presentes dentro de um complexo empresarial em caso de perigo iminente é um auxílio valioso para controlar a evacuação do complexo.

O controle de acessos

Muitos concebem o conceito de controle como algo relacionado à vida disciplinada por um superior, à impossibilidade de ter total liberdade, como se fosse um evento opressor. Na realidade, o controle de acessos na empresa é fundamental sob diversos pontos de vista, sem ser uma opressão. Trata-se, de fato, de verificar as presenças dentro de uma área, o que permite limitar o acesso a algumas zonas da empresa, além de otimizar os serviços ou monitorar perfeitamente a eventual evacuação da área. Os sistemas de controle de presenças e acessos são também usados para ativar sistemas de climatização, ou para facilitar o acesso aos ambientes, não apenas a funcionários mas também a eventuais consultores externos, clientes ou visitantes ocasionais. Por meio dos softwares de registro de presenças e controle de acessos, é possível monitorar com precisão o fluxo de pessoal em cada ponto da empresa, gerenciando adequadamente os serviços, sistemas de segurança, sistemas de climatização ou outros, para otimizar também o consumo energético. Os sistemas domóticos de última geração permitem, através de um software, programar o ligar e desligar de climatizadores, sistemas de iluminação e aquecimento e regular a temperatura de um ambiente específico de acordo com o horário estabelecido e o número de pessoas presentes em determinado local em determinado momento, para otimizar o consumo de energia.