Pointage des présences et contrôle d’accès : deux faces d’une même pièce

Jusqu’il y a quelques années, les systèmes d’entreprise survivaient presque totalement dépourvus d’un contrôle sérieux et réel des accès ou de détecteurs de présence des employés, ou de consultants externes. Dans de nombreux cas, encore aujourd’hui, on s’en tient à l’installation de systèmes de vidéosurveillance, utilisés davantage comme un moyen de dissuasion pour le personnel extérieur que comme des méthodes de contrôle et de vérification du personnel interne. Les lois en matière de sécurité, de contrôle des accès à des zones spécifiques de l’entreprise et de vérification de la présence des employés obligent cependant à accorder le plus grand soin au choix du système de contrôle des accès, qui peut également remplir d’autres fonctions. Dans une entreprise comprenant de nombreuses zones et secteurs, il est nécessaire de réglementer l’accès tant des membres externes que des membres internes afin de garder sous contrôle la circulation du grand nombre de personnes qui parcourent les grandes structures d’entreprise. Il est important d’empêcher l’accès aux personnes non autorisées aux locaux d’entreprise réservés ou dangereux, sans nécessairement recourir au contrôle physique d’un agent de sécurité.

Pourquoi vérifier les présences

A niveau pratique et légal le contrôle des présences est utile pour connaître l’heure d’entrée et de sortie de chaque employé d’une entreprise. Ce type de vérification est souvent effectué de manière “analogique”, c’est-à-dire qu’un agent vérifie l’entrée et la sortie des employés. Dans de nombreuses entreprises, le système traditionnel de badgeage est disponible, avec un appareil qui enregistre le passage de chaque employé via l’utilisation d’un badge. Il est important de contrôler l’heure d’arrivée et de départ du lieu de travail, afin de compter les heures effectives de présence des employés dans l’enceinte de l’entreprise pour déterminer également leur rémunération périodique et le calcul des congés et permissions. Très peu d’entreprises exploitent cette méthode pour vérifier les accès à certaines zones spécifiques. En effet, les systèmes de contrôle des accès peuvent être intégrés avec des logiciels capables de sélectionner le personnel pouvant accéder à une zone spécifique, par exemple celles où sont conservées des données sensibles sur les employés ou les clients, qui ne peuvent être consultées par n’importe qui mais uniquement par le personnel autorisé. La vérification des présences est souvent considérée uniquement du point de vue du contrôle des heures de travail de chaque employé, alors qu’il s’agit également de améliorer la sécurité de certaines zones particulières, de contrôler leurs accès et de connaître à tout moment le nombre d’employés présents dans une zone de l’entreprise. Il s’agit aussi de surveiller et de gérer la sécurité du personnel, essentielle en cas d’incendie ou d’accident d’une autre nature. Avoir une liste en temps réel des personnes présentes à l’intérieur d’un complexe d’entreprise en cas de danger imminent est une aide précieuse pour gérer l’évacuation du site.

Le contrôle des accès

Beaucoup conçoivent le concept de contrôle comme quelque chose lié à une vie disciplinée sous un supérieur, à l’absence de pleine liberté, comme si c’était un acte vexatoire. En réalité, le contrôle des accès en entreprise est fondamental sous plusieurs aspects, sans être considéré comme une contrainte. Il s’agit en fait de vérifier les présences à l’intérieur d’une zone, ce qui permet de limiter l’accès à certaines zones de l’entreprise, mais aussi d’optimiser les services, ou de surveiller parfaitement une éventuelle évacuation de la zone. Les systèmes de contrôle des présences et des accès sont utilisés également pour activer les systèmes de climatisation, ou pour faciliter l’accès aux locaux, non seulement aux employés mais aussi aux éventuels consultants externes, clients ou invités occasionnels. Grâce aux logiciels de détection des présences et de contrôle des accès, il est possible de surveiller avec précision le flux de personnel à chaque point de l’entreprise, en gérant de manière adéquate les services, les systèmes de sécurité, les installations de climatisation ou autres, de façon à optimiser également la consommation énergétique. Les systèmes domotiques de dernière génération permettent à travers un logiciel de programmer l’allumage et l’extinction des climatiseurs, des systèmes d’éclairage et de chauffage, et de régler la température d’un environnement donné en fonction des horaires programmés et du nombre de personnes fréquentant un lieu à un moment donné, de manière à optimiser la consommation d’énergie.