Registro de asistencia y control de accesos: dos caras de una misma moneda

Hasta hace algunos años sobrevivían sistemas empresariales casi totalmente carentes de un control serio y real de los accesos o de detectores de presencia de los empleados, o de consultores externos. En muchos casos aún hoy se limita a la instalación de sistemas de videovigilancia, utilizados más como elementos disuasorios para el personal externo que como métodos de control y verificación del personal interno. Las leyes en materia de seguridad, control de accesos a áreas específicas de la empresa y verificación de la presencia de los empleados obligan a poner el máximo cuidado en la elección del sistema de control de accesos, que también puede cumplir otras funciones. En una empresa con numerosas áreas y sectores, es necesario regular el acceso tanto de los miembros externos como de los miembros internos para mantener bajo control la circulación del gran número de personas que circulan en grandes realidades empresariales. Es importante impedir el acceso a personas no autorizadas a locales reservados o peligrosos, sin necesidad de utilizar el control físico de un guardia.

Por qué verificar las presencias

A nivel práctico y legal el control de las presencias es útil para conocer la hora de entrada y salida de cada empleado de una empresa. Este tipo de verificación se realiza a menudo de manera “analógica”, en el sentido de que un encargado verifica la entrada y salida de los empleados. En muchas empresas está disponible el sistema tradicional de fichaje, con un dispositivo que señala el paso de cada empleado mediante el uso de una tarjeta. Es importante mantener bajo control la hora de llegada y salida del lugar de trabajo para contabilizar las horas efectivas de presencia de los empleados en el complejo empresarial con el fin de determinar también la compensación periódica y el cálculo de vacaciones y permisos. Muy pocas empresas utilizan este método también para verificar los accesos a algunas áreas específicas. Sí, porque los sistemas de control de accesos pueden integrarse con software capaces de seleccionar al personal que puede acceder a un área específica, por ejemplo aquellas donde se custodian datos sensibles de empleados o clientes, que no pueden ser visualizados por cualquiera, sino solo por el personal autorizado. La verificación de presencias a menudo se considera exclusivamente desde el punto de vista del control de las horas laborales del empleado individual, cuando en realidad se trata también de mejorar la seguridad de algunas zonas particulares, controlar sus accesos y conocer en todo momento el número de empleados presentes en un área de la empresa. También se trata de monitorear y gestionar la seguridad del personal, fundamental en caso de incendio o accidente de otro tipo. Tener un listado en tiempo real de las personas presentes dentro de un complejo empresarial en caso de peligro inminente es una ayuda válida para mantener bajo control la actividad de evacuación del complejo empresarial.

El control de accesos

Muchos conciben el concepto de control como algo relacionado con la vida disciplinada por un superior, con la falta de libertad máxima, como si se tratase de un evento opresivo. En realidad, el control de accesos en la empresa es fundamental desde diversos puntos de vista, sin que se configure como una opresión. Se trata, de hecho, de verificar las presencias dentro de un área, lo que permite limitar el acceso a algunas zonas de la empresa, pero también optimizar los servicios, o monitorear de forma perfecta una eventual evacuación del área. Los sistemas de control de presencias y accesos se utilizan también para activar los sistemas de climatización, o para facilitar el acceso a los ambientes, no solo a los empleados sino también a eventuales consultores externos, clientes o invitados ocasionales. A través del software de registro de presencias y control de accesos es posible monitorear de manera precisa el flujo de personal en cada punto de la empresa, gestionando adecuadamente los servicios, los sistemas de seguridad, los sistemas de climatización u otros, para optimizar también el consumo energético. Los sistemas domóticos de última generación nos permiten, mediante un software, configurar el encendido y apagado de climatizadores, sistemas de iluminación y calefacción, y regular la temperatura de un determinado ambiente según los horarios establecidos y el número de personas que frecuentan un lugar en un momento determinado, para optimizar el consumo energético.