Elektronische Rechnungsprogramme: So wählen Sie die besten aus

Die Revolution hat begonnen: Jetzt gilt es, aus den besten Programmen für elektronische Rechnungsstellung das passende für die eigene Tätigkeit auszuwählen. Wie geht man vor? Wie erkennt man ein gutes Tool? Ein Blick auf die interessantesten Lösungen.

Programme für elektronische Rechnungsstellung: Wenige Klicks, um alles unter Kontrolle zu haben

Vergessen Sie den Gedanken, regelmäßig ein Fitnessstudio zu besuchen, die Diät zu beginnen, die immer im Schatten von großen Schlemmerabenden mit Freunden steht, oder ein Sparkonto zu eröffnen, um es schnell zu vermehren, und konzentrieren Sie sich auf die Wahl eines der besten Programme für elektronische Rechnungsstellung.

Sie haben Recht, das ist keine Entscheidung, die man als guten Vorsatz bezeichnen würde. Es ist Gesetz, eine Vorschrift, ein von oben erlassener Befehl für alle diejenigen, die in der großen Kategorie derjenigen fallen, die für ihre Tätigkeit Rechnungen ausstellen müssen.

1. Januar 2019: ein Datum, das die Welt der Mehrwertsteuerzahler verändert hat. Die elektronische Rechnungsstellung ist mittlerweile für alle Geschäftsvorgänge verpflichtend, sowohl im B2B-Bereich (business to business; hier kann bei vorhandener Verwaltungssoftware auch der Service API für elektronische Rechnungsstellung genutzt werden), als auch im B2C-Handel (business to consumer). Eine Neuerung, die viele Fachleute überrascht hat und die sie zwingend an dieses neue gesetzliche Modell anpassen müssen. Es gibt zahlreiche Programme für elektronische Rechnungsstellung, die versprechen, den Übergang zur neuen Form und Verwaltung der Rechnungen weniger stressig und sicherer zu machen. Welches wählt man und wie wählt man das Richtige aus?

Bevor wir diese Fragen beantworten, nehmen wir die Maske ab, die die elektronische Rechnung verbirgt, und entdecken ihre korrekte Definition: digitale Datei, die elektronisch an das Austauschsystem der Steuerbehörde übermittelt wird, welches sie dann an den jeweiligen Empfänger weiterleitet.

Nein, wir sprechen nicht von einem einfachen PDF-Dokument oder einem beliebigen anderen Format, sondern von einer elektronischen Datei, die einem genauen Vorgehen folgen muss. Um die Ausstellung und Überprüfung der verschiedenen Phasen (Versendung, Aufbewahrung und Zustellung) zu erleichtern, kommen die Programme für elektronische Rechnungsstellung ins Spiel. Die auf dem Markt angebotene Software garantiert, dass man mit einem einfachen Klick alles ganz leicht kontrollieren kann, sodass auch diejenigen, die keine Experten für IT-Verfahren sind, wieder lächeln können.

Warum die besten Programme für elektronische Rechnungsstellung wählen?

Bevor man fragt, wie man sie auswählt und welche die leistungsstärksten (und einfach zu bedienenden) Programme für elektronische Rechnungsstellung sind, sollte man sich fragen, welche Vorteile sie bieten. Mit der elektronischen Rechnung, ein weiterer großer Schritt in einem umfassenden Digitalisierungsprozess, soll die Tätigkeit vieler Unternehmen und die Kontrollen durch staatliche Stellen vereinfacht werden. Eine digitale Datei, die es ermöglicht, Zeit und Kosten für jedes Unternehmen erheblich zu reduzieren, indem ein Verwaltungssystem genutzt wird, das automatisch arbeitet.

Jetzt kann man die Frage beantworten: „Wie wähle ich aus den besten Programmen für elektronische Rechnungsstellung aus?“?

Eine gute Software sollte bestimmte Eigenschaften haben, die sich in verschiedenen Vorteilen für das eigene Unternehmen zusammenfassen lassen:

• Komplette Verwaltung der Stammdaten von Kunden und Verkaufsartikeln (mit entsprechender Erstellung von Verkaufsrechnungen) für Fachleute. Wenn nur die Kundendaten eingegeben werden, sollte das Programm automatisch alle zugehörigen Angaben vervollständigen und nur den einzutragenden Posten offen lassen, nämlich die spezifischen Produkte oder Dienstleistungen, die verkauft wurden. Ein Klick und die elektronische Rechnung wird an das Austauschsystem der Steuerbehörde gesendet.
• Verwaltung der Rechnungsstellung aktiv (bezogen auf Verkauf von Produkten und Dienstleistungen) und passiv (bezogen auf Eingangsrechnungen der Lieferanten) für kleine und mittlere Unternehmen. In diesem Fall sollte die Software komplexer sein und auf verschiedenen Ebenen agieren, indem sie automatisch alle buchhalterischen Bewegungen registriert, die sich aus den Transaktionen mit Lieferanten (Einkaufsrechnungen) ergeben.
• Programme für elektronische Rechnungsstellung für große Unternehmen: Sie müssen unbedingt alle Funktionen zur Digitalisierung der Dokumente integrieren und die Erstellung und Übermittlung jedes einzelnen elektronischen Dokuments automatisieren. Effizienz ist das Schlagwort und die speziell für die größten Unternehmen entwickelten Programme wurden entwickelt, um die Digitalisierung der Produktions-, Wirtschafts- und Handelsphase zu fördern.

Für alle Fachleute und Unternehmen ist 2019 das Jahr der Veränderung: 12 Monate, um zu beginnen nicht nur die Art der Rechnungsstellung, sondern auch den spezifischen Ansatz des gesamten Produktionszyklus zu ändern. Der Rat ist, unter den elektronischen Rechnungsprogrammen die auszuwählen, die den Anforderungen des eigenen Unternehmens und der Tätigkeit am besten entsprechen, basierend vor allem auf der Größe des Unternehmens.