Programas de facturación electrónica: cómo elegir los mejores

La revolución ha comenzado: sólo queda elegir entre los mejores programas de facturación electrónica para gestionar tu negocio. ¿Cómo hacerlo? ¿Cómo reconocer una herramienta válida? Una mirada a las soluciones más interesantes.

Programas de facturación electrónica: pocos clics para tener todo bajo control

Olvidad la idea de empezar a ir con regularidad a un centro de fitness, de comenzar la dieta que sigue viviendo a la sombra de grandes atracones entre amigos o el deseo de abrir una cuenta de ahorros para hacerla crecer rápidamente y centraos en la elección de uno entre los mejores programas de facturación electrónica.

Tenéis razón, no es una elección que encaje entre los buenos propósitos. Es ley, regla a seguir, un mandato impuesto desde arriba para todos los que están en la gran categoría de quienes necesitan facturar para ejercer una actividad profesional.

1 de enero de 2019: una fecha que cambió el mundo del IVA. La facturación electrónica es ya obligatoria para todas las relaciones comerciales, tanto en el ramo B2B (business to business; en este caso, si ya se tiene un sistema gestor, también se puede usar el servicio api de facturación electrónica), como en el comercio B2C (business to consumer). Una novedad que sorprendió a muchos profesionales, que deben adaptarse obligatoriamente a este nuevo modelo previsto por la ley. Hay muchas propuestas de programas de facturación electrónica que aseguran hacer menos estresante y más segura la transición a esta nueva forma y gestión de facturas. ¿Cuál elegir y cómo elegir el adecuado?

Antes de responder a estas preguntas, eliminemos la máscara que oculta la verdadera factura electrónica y descubramos cuál es su definición más correcta: documento informático transmitido telemáticamente al Sistema de Intercambio de la Agencia Tributaria, que procederá a entregarlo al destinatario específico.

No, no estamos hablando de un simple documento PDF o en cualquier otro formato, sino de un documento electrónico que debe seguir un proceso preciso. Para facilitar la emisión y el control de las diferentes fases (envío, conservación y entrega) intervienen los programas de facturación electrónica. Los softwares lanzados al mercado garantizan que con un solo clic es posible controlar todo de manera muy sencilla y hasta quien no es un verdadero experto en procedimientos informáticos podrá volver a sonreír.

¿Por qué elegir los mejores programas de facturación electrónica?

Antes de preguntarse cómo elegir y cuáles son los softwares de facturación electrónica más eficientes (y fáciles de usar), es bueno preguntarse cuáles son las ventajas que ofrecen. Con la factura electrónica, otro gran paso en un gran proceso de digitalización, se busca simplificar la actividad de muchas empresas y los controles por parte de las entidades estatales. Un documento digital que permite reducir notablemente los tiempos y costos para cada empresa, aprovechando un sistema gestor que funciona de manera automática.

Ahora es posible responder a la pregunta “cómo elegir entre los mejores programas de facturación electrónica”?

Un buen software debe tener ciertas características, que pueden resumirse en diversos beneficios para tu negocio:

• gestión completa del registro de clientes y artículos de venta (con emisión de facturas de venta correspondiente) para profesionales. Sólo introduciendo el registro del cliente, el programa debe completar automáticamente todos los datos relativos, dejando como campo a completar sólo los productos o servicios específicos vendidos. Un clic y la factura electrónica será enviada al Sistema de Intercambio de la Agencia Tributaria.
• Gestión de la facturación activa (relativa a la venta de productos y servicios) y pasiva (relativa a las facturas de proveedores) para pequeñas y medianas empresas. En este caso, el software debe ser más complejo y operar en diferentes frentes registrando automáticamente también todos los movimientos contables que se generan por las transacciones con proveedores (facturas de compra).
• Programas de facturación electrónica para grandes empresas: deben integrar necesariamente todas las funciones relativas a la digitalización de documentos, automatizando la emisión y el envío de cada documento electrónico individual.Eficiencia es la palabra clave y los programas propuestos especialmente para las empresas más grandes han sido diseñados para favorecer la digitalización de la fase productiva, económica y comercial.

Para todos los profesionales y para las empresas, 2019 es el año del cambio: 12 meses para comenzar a cambiar no solo la forma de facturar, sino también el enfoque específico de todo el ciclo productivo. El consejo es elegir entre los programas de facturación electrónica que más se acerquen a las necesidades de su empresa y actividad, basándose especialmente en el tamaño de la misma.