Como criar uma newsletter de sucesso e por que é importante

Na era da web, muitas das – antes – atividades tradicionais de publicidade e PR por parte das empresas foram substituídas por mecanismos cada vez mais informatizados que têm, por sua vez, a vantagem de agilizar o sistema informativo e, ao mesmo tempo, torná-lo acessível a fatias cada vez maiores do público. É exatamente nesse sentido que vão as newsletters, verdadeiros boletins através dos quais uma entidade, enviando uma comunicação por e-mail a um determinado número de pessoas, informa seus contatos e/ou clientes sobre atualizações relativas às suas atividades. Embora à primeira vista possa parecer uma atividade simples, criar uma newsletter é tudo menos um ato imediato: a comunicação externa de uma empresa é, de facto, uma das partes mais importantes da mesma, pois pode contribuir para criar uma reputação e, ao mesmo tempo, conquistar ou perder clientes importantes no mercado. Por isso, cada vez mais cresce a demanda por profissionais especializados em web marketing que incluam a criação de newsletters, para que possam trazer resultados mensuráveis e melhorar o desempenho.
Neste tipo de atividade podemos considerar três fases cuja definição é essencial para o bom sucesso final da newsletter.

Definição da estratégia

Toda boa ação de web marketing deve estar incluída num planejamento digital mais amplo que não pode prescindir da prévia realização de uma estratégia ad hoc em que se identifiquem, de forma precisa, os objetivos a alcançar. A esse respeito, a primeira coisa a identificar é o propósito da nossa newsletter.
Queremos vender mais? Então será necessário apostar numa escrita persuasiva que permita ao cliente identificar rapidamente o call to action e compreender brevemente quais são as vantagens que teria ao acatar o pedido recebido.
Queremos aumentar nosso público-alvo? Nesse caso, muitas vezes será a primeira vez que se relacionarão com pessoas que nunca ouviram falar de nós; é preciso pensar como se faz no mundo físico: falar brevemente sobre nós, mostrar-se interessados em conhecer o leitor e tentar captar a atenção deixando, ao usuário, um espaço para poder interagir, minimizando ao máximo o típico caráter unidirecional de um e-mail.
Queremos atualizar o leitor sobre nossas novidades? É importante tentar envolvê-lo ao máximo, criando uma comunicação autorreferencial que não seja entediante – imprescindível nesse sentido evitar enviar um número excessivo de e-mails em pouco tempo – e que não induza quem está lendo a desconsiderar a mensagem com um lacônico, mas por vezes previsível, «e então?».

Como escrever uma newsletter

Se vocês pensam que a redação de uma newsletter pode ser feita em poucos minutos com algumas linhas jogadas assim, bem, vocês estão enganados. Em primeiro lugar, deve ser cuidadosamente pensado o assunto do e-mail que é a primeira coisa que o receptor lerá: errado isso, a possibilidade de que sua mensagem seja aberta (ainda mais num mundo em que se recebem centenas de atualizações semanais) é praticamente nula. Além disso, é importante não conflitar com a inteligência semântica das caixas de correio eletrônico; muitas já estão configuradas para enviar automaticamente determinadas mensagens para spam: palavras que sugiram descontos incríveis, gratuidades de um serviço, benefícios exagerados e calls to action muito agressivas podem ter o efeito prejudicial de serem bloqueadas logo no início antes mesmo de serem lidas. Esses termos são chamados, no jargão, de spam words e podem fazer seu plano fracassar antes mesmo de começar.

Escolher e controlar o sistema de envio

O método absolutamente mais errado para enviar uma newsletter é criar uma mensagem igual e enviá-la a todos, talvez usando o Google e, quem sabe, colocando todos os destinatários no mesmo e-mail. Imaginem a confusão de se encontrarem num mesmo e-mail com centenas de outros desconhecidos que continuam a se perguntar – e a perguntar a vocês – por que se encontraram naquela comunicação. Vamos ser francos: de um remetente original tão descuidado, você realmente teria vontade de aprofundar mais?
Justamente por isso, especialmente se você se dirige a um público amplo, é conveniente selecionar cuidadosamente o método de envio da sua newsletter. Em primeiro lugar, é necessário escolher, entre vários softwares, um que permita modificar o conteúdo do seu e-mail conforme o destinatário, criando assim uma experiência potencialmente única para o leitor: entre eles, alguns dos mais conhecidos são certamente Mailchimp, MailUp e SendInBlue, ótimos sobretudo para envios em massa. Nesse último caso, é boa prática, concluído o envio, monitorar a quantidade de e-mails que vão para spam ou não são lidos: para o sucesso da comunicação empresarial, é decisivo excluir de informações subsequentes quem demonstrar não ter interesse em interagir conosco e que poderia aumentar a porcentagem de spam percebido da própria newsletter.

Como provavelmente já puderam imaginar, portanto, a criação de uma newsletter é uma atividade que requer estudo específico do assunto e um aprofundamento necessário: caso contrário, corre-se seriamente o risco de perder tempo e possíveis clientes. Ocorrência que, numa época tão rápida e inteligente como a atual, deve ser evitada a todo custo.