Fatura eletrônica: o que é e quando é obrigatória

A faturação eletrônica é uma nova forma de enviar faturas por via telemática. Nos próximos meses a faturação eletrônica PA e B2B se tornará a norma em todas as transações. Para as empresas e profissionais liberais, é importante ter clareza sobre o que se trata e os prazos para a implementação das novas leis.

Prazos e modos

Já há alguns anos os sujeitos que emitem fatura para a Administração Pública são obrigados a fazê-lo em formato eletrônico. Essa obrigação, a partir de 1º de julho de 2018 também abrangerá todos os dados relativos às vendas de gasolina ou gasóleo para uso como combustíveis. A partir de 1º de janeiro de 2019, a fatura eletrônica deverá ser utilizada por todos os sujeitos com IVA, isto é, tanto para a AP quanto no B2B. Atualmente, a agência das Entradas garante importantes benefícios fiscais para todos aqueles que decidirem usar a faturação eletrônica na totalidade das trocas comerciais em que estejam envolvidos, buscando incentivar um número crescente de empresas e profissionais a se adequarem ao novo padrão com o passar dos meses.

Como funciona

A fatura eletrônica não é nada além de um documento do tipo digital, por muitos aspectos idêntico ao tipo em papel. Difere no formato e também nos modos de entrega. Para enviar uma fatura eletrônica à Administração Pública, é necessário usar um Serviço de Intercâmbio, disponibilizado pela Agência das Entradas, que garante rapidez e total segurança no envio dos arquivos relacionados com as faturas eletrônicas. Atualmente, existem também softwares práticos que permitem compilar as faturas eletrônicas rapidamente, bem como serviços de cloud para armazenar esses documentos. Graças à transição para a faturação eletrônica, será possível no futuro obter total uniformidade desses documentos a nível europeu.

Vantagens

As vantagens do uso de faturas em formato eletrônico são múltiplas, tanto para quem as utiliza quanto para a Agência das Entradas. A principal vantagem é de tipo econômico: estima-se que compilar e enviar uma fatura em formato digital permita uma economia de 5-10 euros para a empresa que utiliza esse tipo de documento. Essa economia vem dos tempos, da não obrigatoriedade de imprimir e enviar o documento, da não necessidade de adicionar selos ou outros tipos de taxação. Além disso, as faturas eletrônicas chegam rapidamente ao destinatário e diminui amplamente a probabilidade de cometer erros. Por um lado, porque o sistema de intercâmbio garante o envio correto do arquivo; por outro, porque os softwares permitem a autocompilação de vários campos da fatura. Também haverá uma redução significativa dos problemas relacionados às obrigações fiscais. Basta pensar, por exemplo, que os titulares de número de IVA são obrigados por lei a conservar cópia em papel de todas as faturas emitidas por pelo menos 10 anos: no futuro, todos esses documentos serão armazenados na nuvem ou nos servidores das empresas, evitando assim o desperdício de espaço e recursos, que poderão ser alocados de forma diferente. A partir de janeiro de 2019, as faturas eletrônicas também poderão ser usadas entre particulares, embora até o momento pareça que essa adaptação à lei possa ser adiada por um certo período.