Facture électronique : qu’est-ce que c’est et quand est-elle obligatoire

La facturation électronique est une nouvelle façon d’envoyer les factures par voie télématique. Dans les prochains mois, la facturation électronique pa et b2b deviendra la norme dans toutes les transactions. Pour les entreprises et les professionnels indépendants, il est important de bien comprendre de quoi il s’agit et les délais de mise en œuvre des nouvelles lois.

Délais et modalités

Depuis plusieurs années déjà, les entités qui émettent une facture à destination de l’Administration Publique sont tenues de le faire en format électronique. Cette obligation à partir du 1er juillet 2018 concernera également toutes les données relatives aux cessions d’essence ou de gasoil à utiliser comme carburants. À partir du 1er janvier 2019, la facture électronique devra être utilisée par tous les assujettis à la TVA, donc tant pour la PA que dans le B2B. Aujourd’hui, l’Agence des Revenus offre d’importantes allégements fiscaux à tous ceux qui décident d’utiliser la facturation électronique dans la totalité des échanges commerciaux auxquels ils participent, afin d’inciter un nombre croissant d’entreprises et de professionnels à se conformer à cette nouvelle norme au fil des mois.

Comment ça fonctionne

La facture électronique n’est autre qu’un document numérique, à bien des égards identique au format papier. Elle diffère par son format et aussi par les modalités de livraison. Pour envoyer une facture électronique à l’Administration Publique, il est en effet nécessaire d’utiliser un Service d’Échange, mis à disposition par l’Agence des Revenus, qui garantit la rapidité et la sécurité totale dans l’envoi des fichiers relatifs aux factures électroniques. Des logiciels pratiques sont aujourd’hui également disponibles, permettant de remplir rapidement les factures électroniques, ainsi que des services cloud pour conserver ces documents. Grâce au passage à la facturation électronique, il sera possible demain d’obtenir une uniformité totale de ces documents au niveau européen.

Les avantages

Les avantages apportés par l’utilisation de factures au format électronique sont nombreux, tant pour les utilisateurs que pour l’Agence des Revenus. Le principal avantage est de nature économique: on estime que remplir et envoyer une facture au format numérique permet une économie de 5 à 10 euros pour l’entreprise qui utilise ce type de document. Cette économie provient du temps gagné, de l’absence d’obligation d’imprimer et d’envoyer le document, de ne pas devoir apposer de timbres ou d’autres types de taxes. De plus, les factures électroniques atteignent rapidement le destinataire et la probabilité de commettre une erreur diminue considérablement. D’une part, parce que le système d’échange garantit l’envoi correct du fichier, d’autre part parce que les logiciels permettent l’auto-remplissage de nombreux champs de la facture. On observera également une forte diminution des problèmes liés aux obligations fiscales. Il suffit de penser au fait que les titulaires de numéro de TVA sont obligés par la loi de conserver une copie papier de toutes les factures émises pendant au moins 10 ans : demain, tous ces documents seront stockés dans le cloud, ou sur les serveurs d’entreprise, évitant ainsi le gaspillage d’espace et de ressources, qui pourront être allouées autrement. Depuis janvier 2019, les factures électroniques seront également utilisables entre particuliers, bien qu’aujourd’hui il semble que cette adaptation à la loi pourrait être retardée d’une certaine période.