Cómo crear una newsletter exitosa y por qué es importante

En la era de la web muchas de las – antaño – tradicionales actividades de publicidad y relaciones públicas por parte de las empresas han sido sustituidas por mecanismos cada vez más informatizados que, a su vez, tienen la ventaja de agilizar el sistema informativo y, junto con eso, hacerlo accesible a franjas cada vez más amplias del público. Precisamente en esa dirección van las boletines informativos, verdaderos comunicados a través de los cuales una entidad, enviando una comunicación por mail a un número determinado de personas, informa a sus contactos y/o clientes sobre actualizaciones relativas a sus propias actividades. Aunque a primera vista pueda parecer una actividad sencilla, crear un boletín informativo es todo menos un acto inmediato: la comunicación externa de una empresa es en efecto una de las partes más importantes de la misma, ya que puede contribuir a crear una reputación y, al mismo tiempo, a ganar o perder clientes importantes en el mercado. Por eso, cada vez más, aumenta la demanda de perfiles especializados en actividades de marketing digital que incluyan la creación de boletines informativos, para que puedan aportar resultados medibles y mejorar el rendimiento.
En este tipo de actividad podemos considerar tres fases cuya definición es esencial para el buen éxito final del boletín.

Definición de la estrategia

Cada buena acción de marketing digital debe incluirse en una planificación digital más amplia que no puede prescindir de la previa realización de una estrategia ad hoc en la que se identifiquen, de manera precisa, los objetivos a alcanzar. A tal efecto, lo primero que hay que identificar es el propósito de nuestro boletín.
¿Queremos vender más? Entonces será necesario apostar por una escritura persuasiva que permita al cliente identificar rápidamente la llamada a la acción y comprender brevemente cuáles son las ventajas que tendría al acceder a la solicitud recibida.
¿Queremos aumentar nuestra base de usuarios? En ese caso, muchas veces nos relacionaremos por primera vez con personas que nunca han oído hablar de nosotros; hay que pensar como se haría en el mundo físico: hablar brevemente de nosotros, mostrarse interesados en conocer al lector y tratar de captar la atención dejando, al usuario, un espacio para poder interactuar, minimizando al máximo el típico carácter unidireccional de un email.
¿Queremos actualizar al lector sobre nuestras novedades? Es importante intentar involucrarlo lo más posible, creando una comunicación autorreferencial que no aburra – imprescindible en ese sentido evitar enviar un número excesivo de emails en poco tiempo – y que no induzca a quien está leyendo a relegar el mensaje con un lacónico, pero a veces trillado, «¿y entonces?».

Cómo escribir un boletín informativo

Si creéis que la redacción de un boletín se puede hacer en pocos minutos con unas líneas escritas al azar, bueno, estáis en error. Para empezar debe pensarse cuidadosamente el asunto del correo que es, además, lo primero que leerá el receptor: si está mal, la posibilidad de que se abra vuestro mensaje (por cierto, en un mundo donde se reciben cientos de actualizaciones semanales) es prácticamente nula. Además es importante no chocar con la inteligencia semántica de las bandejas de correo electrónico; muchas ya están configuradas para enviar automáticamente determinados mensajes a spam: palabras que sugieran descuentos increíbles, gratuidad de un servicio, beneficios excesivos y llamadas a la acción muy agresivas pueden tener el efecto nocivo de ser bloqueadas de plano antes de siquiera ser leídas. Tales vocablos se denominan, en el argot, spam words y corren el riesgo de hacer fracasar vuestro plan antes incluso de empezarlo.

Elegir y controlar el sistema de envío

El método absolutamente más errado para enviar un boletín es crear un mensaje igual y enviarlo a todos, tal vez mediante Google y, quizá, poniendo a todos los destinatarios en el mismo correo. Imaginaos la confusión de estar en un mismo correo con cientos de otros desconocidos que siguen preguntándose – y preguntándoos – por qué se encontraron en esa comunicación. Seamos claros: de un remitente tan poco original, ¿tendrías ganas de profundizar más?
Precisamente por eso, especialmente si se dirige a una amplia audiencia, conviene seleccionar cuidadosamente el método de envío de vuestro boletín. En primer lugar es necesario elegir, entre uno de los muchos softwares, uno que nos permita modificar el contenido de nuestro correo según el destinatario creando así una experiencia potencialmente única para el lector: entre estos algunos de los más conocidos son sin duda Mailchimp, MailUp y SendInBlue, excelentes sobre todo para envíos masivos. En este último caso es buena práctica, tras el envío realizado, vigilar la cantidad de correos que terminan en spam o no se leen: con fines al buen éxito de la comunicación empresarial es, de hecho, determinante excluir de comunicaciones posteriores a quienes muestren no tener interés en interactuar con nosotros y que podrían aumentar el porcentaje de spam percibido del boletín.

Como habréis podido imaginar, por tanto, la creación de un boletín informativo es una actividad que requiere un determinado estudio del tema y un acercamiento necesario: de otro modo, se corre seriamente el riesgo de perder tiempo y posibles clientes. Una eventualidad que, en una época inteligente y rápida como la actual, es de evitar a toda costa.