Elektronische Rechnung: Was sie ist und wann sie verpflichtend ist

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine neue Methode, Rechnungen auf elektronischem Weg zu versenden. In den nächsten Monaten wird die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor und B2B zur Norm werden für alle Transaktionen. Für Unternehmen und Freiberufler ist es wichtig, genau zu wissen, worum es sich handelt und welche Zeitpläne für die Umsetzung der neuen Gesetze gelten.

Zeiten und Modalitäten

Bereits seit einigen Jahren sind diejenigen, die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ausstellen, verpflichtet, dies im elektronischen Format zu tun. Ab dem 1. Juli 2018 gilt diese Verpflichtung auch für alle Daten, die Benzin- oder Dieselkraftstoffverkäufe betreffen. Ab dem 1. Januar 2019 muss die elektronische Rechnung von allen Mehrwertsteuerpflichtigen verwendet werden, also sowohl im öffentlichen Sektor als auch im B2B. Bis heute gewährt die italienische Steuerbehörde signifikante Steuererleichterungen für alle, die sich entscheiden, die elektronische Rechnungsstellung in allen ihren Geschäftstransaktionen zu nutzen, um mit der Zeit immer mehr Unternehmen und Fachleute dazu zu bewegen, sich dem neuen Standard anzupassen.

Wie es funktioniert

Die elektronische Rechnung ist nichts anderes als ein digitales Dokument, das in vielerlei Hinsicht dem Papierformat ähnlich ist. Es unterscheidet sich im Format und auch in der Art der Übermittlung. Um eine elektronische Rechnung an die öffentliche Verwaltung zu senden, ist es erforderlich, einen Austauschdienst, bereitgestellt von der Steuerbehörde, zu nutzen, der Schnelligkeit und absolute Sicherheit bei der Übermittlung der Dateien gewährleistet. Es gibt heute auch praktische Softwarelösungen, die eine schnelle Erstellung elektronischer Rechnungen ermöglichen, sowie Cloud-Dienste zur Aufbewahrung dieser Dokumente. Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen wird es zukünftig möglich sein, eine vollständige Harmonisierung dieser Dokumente auf europäischer Ebene zu erreichen.

Die Vorteile

Die Vorteile der Nutzung elektronischer Rechnungen sind vielfältig, sowohl für die Anwender als auch für die Steuerbehörde. Der Hauptvorteil ist wirtschaftlicher Natur: Es wird geschätzt, dass das Erstellen und Versenden einer digitalen Rechnung dem Unternehmen 5-10 Euro einsparen kann. Diese Einsparung resultiert aus der Zeitersparnis, dem Wegfall der Pflicht, das Dokument zu drucken und zu verschicken sowie der Nichtanbringung von Stempeln oder anderen Steuern. Zudem erreichen elektronische Rechnungen den Empfänger schneller und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern wird deutlich reduziert. Einerseits sorgt das Austauschsystem für die korrekte Übermittlung der Datei, andererseits ermöglichen die Softwarelösungen die automatische Ausfüllung vieler Rechnungsfelder. Außerdem wird es eine deutliche Verringerung der Probleme im Zusammenhang mit steuerlichen Verpflichtungen geben. Man denke auch nur daran, dass Mehrwertsteuerpflichtige gesetzlich verpflichtet sind, eine Papierkopie aufzubewahren aller ausgestellten Rechnungen für mindestens 10 Jahre: künftig werden all diese Dokumente in der Cloud oder auf unternehmenseigenen Servern gespeichert, was Platz- und Ressourceneinsparungen ermöglicht, die anderweitig genutzt werden können. Ab Januar 2019 werden elektronische Rechnungen auch zwischen Privatpersonen nutzbar sein, auch wenn es derzeit scheint, dass diese gesetzliche Anpassung um eine gewisse Zeit verzögert werden könnte.