Programas de faturação eletrônica: como escolher os melhores

A revolução começou: só resta escolher entre os melhores programas de faturação eletrônica para gerir o próprio negócio. Como fazer? Como reconhecer uma ferramenta válida? Uma visão das soluções mais interessantes.

Programas de faturação eletrônica: poucos cliques para ter tudo sob controle

Deixem de lado a ideia de começar a frequentar um centro fitness regularmente, iniciar a dieta que continua na sombra de grandes banquetes entre amigos ou a vontade de abrir uma conta poupança para fazê-la crescer rapidamente e concentrem-se na escolha de um entre os melhores programas de faturação eletrônica.

Vocês têm razão, não é uma escolha que se encaixa bem entre o que pode ser definido como boas intenções. É lei, regra a seguir, ordem imposta de cima para todos aqueles que pertencem à grande categoria de quem, para exercer uma atividade profissional, precisa faturar.

1º de janeiro de 2019: uma data que mudou o mundo do CPF. A faturação eletrônica é agora obrigatória para todas as relações comerciais, tanto no ramo B2B (business to business; neste caso, se já se possui um sistema de gestão, é possível também utilizar o serviço api de faturação eletrônica), como no comércio B2C (business to consumer). Uma novidade que surpreendeu muitos profissionais, que precisam obrigatoriamente se adaptar a este novo modelo previsto por lei. Muitas são as propostas de programas de faturação eletrônica que garantem tornar a transição para a nova forma e gestão das faturas menos estressante e mais segura. Qual escolher e como escolher o correto?

Antes de responder a estas perguntas, vamos eliminar a máscara que esconde a verdadeira fatura eletrônica e descobrir qual é a sua definição mais correta: documento informático transmitido telematicamente ao Sistema de Intercâmbio da Agência das Finanças, que se encarregará de enviá-lo ao destinatário específico.

Não, não estamos falando de um simples documento PDF ou em qualquer outro formato, mas sim de um documento eletrônico que deve seguir um procedimento preciso. Para facilitar a emissão e o controle das diferentes fases (envio, conservação e entrega) intervêm os programas de faturação eletrônica. Os softwares lançados no mercado garantem que com um simples clique é possível controlar tudo de forma muito simples e até mesmo quem não é um verdadeiro especialista em procedimentos informáticos poderá sorrir novamente.

Por que escolher os melhores programas de faturação eletrônica?

Antes de perguntar como escolher e quais são os softwares de faturação eletrônica mais eficientes (e fáceis de usar), é bom perguntar quais são os benefícios oferecidos. Com a fatura eletrônica, outro grande passo de um grande processo de digitalização, está-se tentando simplificar a atividade de muitas empresas e os controles por parte dos órgãos estatais. Um documento digital que permite reduzir significativamente os tempos e custos para cada empresa, aproveitando um sistema de gestão que opera de forma automática.

Agora é possível responder à pergunta “como escolher entre os melhores programas de faturação eletrônica”?

Um bom software deve ter determinadas características, que podem ser resumidas em diversos benefícios para a própria atividade:

• gestão completa do cadastro de clientes e artigos de venda (com emissão relativa de faturas de venda) para os profissionais. Inserindo apenas o cadastro do cliente, o programa deve completar automaticamente todos os dados relativos ao mesmo, deixando como campo a ser preenchido apenas os produtos ou serviços específicos vendidos. Um clique e a fatura eletrônica será enviada ao Sistema de Intercâmbio da Agência das Finanças.
• Gestão da faturação ativa (relativa à venda de produtos e serviços) e passiva (relativa às faturas dos fornecedores) para pequenas e médias empresas. Neste caso, o software deve ser mais complexo e operar em diferentes frentes, registrando automaticamente também todos os movimentos contábeis que se geram a partir das transações com os fornecedores (faturas de compra).
• Programas de faturação eletrônica para grandes empresas: devem necessariamente integrar todas as funções relativas à digitalização dos documentos, automatizando a emissão e envio de cada documento eletrônico individual.Eficiência é a palavra de ordem e os programas propostos especialmente para as maiores empresas foram estudados para favorecer a digitalização da fase produtiva, econômica e comercial.

Para todos os profissionais e para as empresas, 2019 é o ano da mudança: 12 meses para começar a mudar não apenas a forma de faturar, mas também a abordagem específica de todo o ciclo produtivo. O conselho é escolher entre os programas de faturação eletrônica que mais se aproximam das necessidades da própria empresa e atividade, principalmente com base no porte da mesma.